Більшість команди robota.ua працює в CRM-системі Бітрікс24

Більшість команди robota.ua працює в CRM-системі Бітрікс24 

Кейс автоматизації robota.ua від компанії Auspex

Команда robota.ua , сайту з пошуку роботи, - це понад 250 фахівців, які працюють в 6 містах України. Усіх їх об’єднали на одній платформі, аби налагодити між ними комунікацію та організувати спільну роботу. Що саме автоматизували за допомогою CRM-системи та як усе працює тепер – компанії Бітрікс24 розповіла Ірина Литвинова, Head of Stuff Records robota.ua.

«Ми хотіли, аби вся команда брала участь у житті компанії “на рівних”

Сьогодні команда robota.ua – це понад 250 фахівців. А оскільки наші офіси є в Києві, Чернігові, Дніпрі, Одесі, Харкові та Львові, то перед нами постало завдання об'єднати всіх якщо не в одному приміщенні, то принаймні на одній платформі. Ми прагнули створити щось схоже на корпоративну соціальну мережу. Хотіли, аби всі мали змогу спілкуватися та брати участь у житті компанії «на рівних».

 Звісно, всі ми взаємодіяли й до цього, але комунікація велася в різних чатах і різних системах, постановка завдань не фіксувалася», - розповіла Ірина Литвинова.

За її словами, компанії robota.ua хотілося структурувати і зробити більш простими та зрозумілими основні бізнес-процеси компанії – від підбору нових співробітників до оформлення відряджень і щорічної відпустки. Також була потреба оперативно надавати доступ до аналітики про найманих та звільнених працівників ще деяким співробітникам, крім відділу персоналу.

Все нове і невідоме завжди лякає, і ми – не виняток. Але зараз у системі працює більшість команди.

«Коли кількість працівників компанії налічує понад 250 фахівців, і при цьому співробітники перебувають в різних містах України, а комунікація ведеться за допомогою різних сервісів – витрачається дуже багато часу.

Тож почали шукати сервіс, який би максимально нас влаштовував. Нам було важливо, щоб систему можна було легко налаштувати, а в користуванні вона була інтуїтивно зрозумілою й простою. Коли розглядали наявні на ринку пропозиції, то обрали Бітрікс24. Гнучкість цієї системи дозволяла налаштувати інструменти для всіх основних потреб та реалізувати всі
задумки, потрібні саме команді robota.ua.

Далі наші фахівці почали описувати всі процеси, які потрібно автоматизувати. Ми визначили, чого саме хочемо від системи, як бачимо роботу кожного з команди у ній, та передали всю цю інформацію “Ауспекс” – компанії-партнеру “Бітрікс24”, яка займалася безпосереднім впровадженням.
Чи був спротив серед працівників? Все нове і невідоме завжди лякає і викликає опір, і ми – не виняток. Але коли команда познайомилась із сервісом ближче, то оцінила переваги. Зараз у системі працює більшість команди», - додала Ірина Литвинова.

Всього на опис процесів і постановку завдань, їхнє попереднє налаштування пішло приблизно три місяці. Вже після запуску системи знадобилося ще стільки ж часу, аби все відшліфувати та довести до ідеального стану.
 

Впровадженням CRM-системи Бітрікс24 для robota.ua займалася компанія Auspex.

«Компанія robota.ua прийшла до нас із кількома запитами. Перший – це автоматизація частини бізнес-процесів компанії. Зокрема, ми мали налаштувати Бітрікс24 так, аби автоматично працювали бізнес-процеси пошуку нових працівників, відряджень, відгулів і відпусток, а також затвердженя всіх потрібних документів.

Другим запитом став єдиний простір для комунікації всієї команди компанії-клієнта.

Варто відзначити, що представники robota.ua, які курували впровадження зі свого боку, прийшли з чітким запитом, дуже докладно сформулювали завдання для нашої команди та надавали всю необхідну інформацію в процесі запуску. Це стало запорукою успіху. Ми мали на меті розробити зручний, якісний продукт автоматизації, щоб клієнт був задоволений та з комфортом користувався всіма розробками, і нам це вдалося». – розповів засновник Auspex Андрій Мар’ясов.
 

Тепер не потрібно шукати файли чи повідомлення, потрібні для роботи – все зібране в одному місці

Практично всю внутрішню комунікацію компанії robota.ua об'єднали в одному місці.
А ще – автоматизували кілька бізнес-процесів:

●узгодження відпусток та автоматичне нарахування відпустки
●погодження відряджень
●перевірку боргів по звільнених спеціалістах
●підбір співробітників
●процес адаптації нових працівників
●формування звітів по звільнених та найманих працівниках
●оплату рахунків

«Також відкрили працівникам можливість бачити і, відповідно, контролювати кількість днів своєї відпустки. Додатково всю важливу й корисну інформацію додали у новостворену базу знань. Тож тепер не потрібно шукати якісь файли чи повідомлення, потрібні для роботи – все зібране в одному місці.

Завдяки нововведенням покращилася комунікація між відділами. Крім того, зараз будь-який процес можна запустити не відходячи від комп’ютера, та, відповідно, дуже швидко отримати результат. Це дуже зручно, та, що не менш важливо, економить час. Усі процеси стали відрегульованими, структурованими, простішими», - наголосила Head of Stuff Records robota.ua

Без автоматизації компаніям буде складно

За словами Ірини Литвинової, у сучасному світі великим компаніям складно бути потужним гравцем на ринку без автоматизації своїх процесів. Особливо якщо це великий бізнес, а офіси розташовані в різних містах або в різних країнах. Тільки технології
допоможуть за таких умов об'єднати працівників та створити для них середовище для ефективної спільної роботи. Технології
дають змогу взаємодіяти під час виконання завдань, бути в курсі головних етапів роботи колег і життя всієї компанії. Тобто залишатися командою навіть за тисячі кілометрів.

Джерело: https://www.bitrix24.ua/reviews/robota.ua.php